In viitor, un birou fara hartii?

Avantajele si dezavantajele managamentului de tip electronic al documentelor; Cand merita sa se faca arhivarea pe calculator? Factori si criterii ce privesc costurile arhivarii electronice.

arhivare electronica 11– A lucra fara hartii – este posibil acest lucru?
– Avantajele arhivarii electronice, fata de arhivarea hartiilor (documente pe suport de hartie);
– Ce costuri presupune arhivarea documentelor?
– Ce criterii stabilesc costurile?

V-ati dori bibliorafturile cu acte mai degraba desfiintate? Ati prefera sa gasiti un material imediat, decat sa pierdeti minute pretioase pentru cautarea lui?

Biroul fara hartii fac posibil acest lucru – daca faceti de la inceput o planificare inteleapta.

Cum va puteti orienta, in mod profesionist, spre o arhivare electronica adecvata si astfel sa evitati greselile, aflati in acest articol.

Avantajele si dezavantajele managementului de tip electronic al documentelor.

A lucra fara hartii – este, practic, posibil acest lucru?

Sunt dulapurile dumneavoastra de la birou arhipline cu acte? Faceti teancuri de hartie pe biroul dvs? Arhiva dumneavoastra este de mult epuizata? atunci, cu siguranta ca visati tot mai des la ’’un birou fara hartii’’.

Biroul fara hartii: posibil din punct de vedere tehnic

Din punct de vedere tehnic, acest lucru ar fi astazi posibil:

Intocmiti oricum deja toate informatiile pe calculator.
Transmiteti documentele intocmite de dumneavoastra pe calculator.
Transmiteti documentele de dumneavoastra insiva prin E-Mail sau faxul de calculator.
Inmagazinati documentele in memoria calculatorului.

birou fara hartiDaca doriti sa va ocupati personal de arhivarea documentelor, trebuie sa dispuneti de un scaner, un calculator si conexiune la internet.
Cu un scanner ati putea cuprinde documentele si le-ati putea face potrivite pentru softul de arhivare
Ar trebui sa denumiti documentele scanate si sa incarcati online cu ajutorul softului pus la dispozitie de firma noastra.

Denumirea documentelor
Veti putea regasi documentele dupa denumirile date, indice sau incepand o cautare pe text.

Presupunand ca nu veti lasa niciodata nimic neimplementat pe calculator si veti distruge imediat toate documentele pe suport de hartie scanate, atunci veti avea un birou fara hartii pe el.

Sisteme de management al documentelor

Managementul electronic al documentelor realizeaza premisele pentru intocmirea, administrarea, transmiterea, depozitarea si arhivarea fara hartii precum si pentru cautarea si regasirea de documente.

totul pe laptopDupa functia de baza a unui sistem de management al documentelor, poate fi vorba despre una din urmatoarele sisteme:

Pentru depozitare pe termen lung

Sistemul electronic de arhivare
Aceste sisteme sunt aplicate in special pentru depozitarea pe termen lung a actelor obisnuite si formularelor, care sunt stranse, dipitalizare, denumite si inmagazinate electronic.

Pentru cautare complexa

Sistemul de cautare
Daca trebuie sa se revina asupra continutului unor informatii si documente care sunt inmagazinate in banci de date si arhive, deci este vorba despre functii complexe de cautare, selectie si studiere, atunci se utilizeaza sisteme de Retrieval.

Pentru documentele care parcurg mai multe etape

Aici este vorba despre sisteme pentru sustinerea unui procedeu (proces). Documentele sunt transmise mai departe, electronic, intr-un proces definit.

transfer documente onlineDeci, daca referentul de specialitate A si-a format treaba pe care o avea de facut in ce priveste un document – de exemplu un contract de asigurare – sistemul recunoaste acest lucru si transmite automat respectivul document mai departe referentului de specialitate B, care are de facut (rezolvat) treburile care tin de el.

Linia dezvoltarii indica sensul integrarii tuturor functiilor in 1 sistem. Dar astazi, in practica, nici pe de parte inca sistemele nu prezinta toate functiile.

Stabiliti de ce anume aveti nevoie
Deci, mai intai, trebuie sa stabiliti exact de ce anume aveti nevoie si ce trebuie exact de ce anume aveti nevoie si ce trebuie sa va ofere un sistem care pentru dumneavoastra este intr-adevar optim. Aceasta fixare a problemelor este foarte complexa. La acest lucru se adauga faptul ca piata este imprevizibila si in continua miscare.

Avantajele Arhivarii Electronice

Spatiu necesar mai mic. Avantaje ale arhivarii electronice, fata de arhivarea documentelor pe suport de hartie.

Va reduce necesarul de spatiu cu cel putin 90%.

Prelucrare mai rapida

Va puteti gasi si prelucra documentele in cateva secunde; prin aceasta reduceti:
– timpul pentru luarea deciziilor
– timpul de prelucrare pentru procedee si proiecte
– timpul de pana acum, necesar pentru cautarea hartiilor.

Costuri de personal mai mici
Costurile de personal pentru cautare, accesare si administrare pot fi de asemenea micsorate.

Acces mai rapid la informatii
In sfera informatiilor dumneavoastra nu mai exista franturi din punct de vedere al locului unde ele se gasesc – deci, nu mai trebuie sa va ganditi daca o informatie pe care o cautati se gaseste pe suport de hartie sau pe calculator.

Informatiile sunt accesibile in acelasi timp

Scapati de copierea si transportul fizic al actelor.

Orice informatie este pentru orice colaborator autorizat al firmei dumneavoastra accesibila. Asadar, documentele pot fi prelucrate, in paralel, de diferiti colaboratori (angajati)
Documentele stau la dispozitia tuturor utilizatorilor autorizati fara limitare de timp.

Suporturile optice de date nu sunt sensibile. Suporturile optice de date nu sunt: sensibile la umiditatea aerului sau variatile de temperatura si, potrivit producatorilor, dovedesc o durabilitate de cativa zeci de ani.

In profida tuturor avantajelor aratate, in multe birouri nu ar avea sens, sau ar fi chiar imposibil, sa nu fie chiar nici un document pastrat pe suport de hartie.

Acces mai putin rapid la acte

Imaginati-va ca, in calitate de sef al unui departament al firmei (intreprinderii), ar trebui urgent sa mergeti la un client, deoarece a aparut acolo o problema si doriti sa luati toate actele care au legatura cu acest caz. O rugati acum pe secretara dumneavoastra sa va tipareasca totul? In cazul unor situatii (probleme) mai complexe, acest lucru v-ar lua destul de mult timp. Sau, spuneti sa va copieze pe Laptotp toate actele? Si acest lucru ar necesita timp, pe care, probabil, nici nu il aveti acum.

Dependenta de cataloagele cu titluri (cuvinte-cheie, denumiri)
Cat de eficient ar fi sa digitalizati tot ce tine de tema ’’Culegerea Know-how’’? Pentru o cautare ulterioara poate ca nu ar fi deloc rau, dar cine sa faca acest lucru? In cele din urma, documentele respective ar trebui sa fie editate cu mare atentie, sub un anumit titlu, inregistrate, pentru a fi garantata regasirea lor.

Mai aproape de realitate: un birou mai sarac in hartii
De aceea, de multe ori, biroul lipsit complet de hartii reprezinta, clar, intr-o ofensiva. deci, este vorba despre gasirea unei combinatii eficiente intre documente pe suport de hartie si documente pastrate electronic, unde faptul ca respectivele acte se gasesc in locuri diferite nu are consecinte semnificative.

Ce ar trebui sa aveti in atentie
Inainte de a va decideti pentru arhivare electronica, ar trebui sa va asigurati ca:
aceasta este rentabila,
siguranta datelor – si pentru timp indelungat – este asigurata,,
cerintele legate sunt indeplinite.

Cand merita sa se faca arhivarea pe calculator?
Factori si criterii ce privesc costurile
Ce costuri vi se ivesc?
rentabilitatea arhivarii electronice se vede abia atunci cand comparati utilitatea – asteptata si calculata – cu costurile.

Costuri unice
Costuri unice sunt pentru:
Hardware
Software
Planificarea si derularea proiectului (personal intern si extern)
Instruire

Costuri permanente
Costuri permanente sunt pentru:
Personal
Intretinere si prestari servicii
Intreprindere (firma)(suporturi de date, material, spatii, asigurari)

Planificare si calculare
Cat de mari pot deveni, intr-adevar, costurile, puteti stabili, in mod realist, doar printr-o planificare si printr-un calcul individual si detaliat realizate.

Calcul individual
Chiar daca producatorul spune in reclama sa ca un document arhivat electronic implica o cheltuiala de numai 0,15 DM, spre deosebire de 0,80 DM cat necesita un document pastrat pe suport de hartie, sau ca investitia pentru arhivare electronica se amortizeaza in 2 ani sau mai putin, nu ar trebui sa luati ca atare aceste date, fara sa le verificati.

Solutii de pornire a unui birou sau loc de munca mic sunt posibile astazi pentru mai putin de 10.000 DM pentru Hard-si Software.

Emsis Versiunea 4.2

Descriere Produs

Ce criterii stabilesc costurile?
Costurile pentru Hard – si Software: Este decisiv, ce scop aveti.
Pentru stabilirea costurilor efective pentru Hard- si Software, trebuie mai intai sa fie clar ce scop urmariti.

In acest caz, va ajuta urmatoarele intrebari:

Tipul arhivarii
Documentele trebuie sa fie arhivate sigur pentru mult timp iar rapiditatea in accesarea lor joaca prin comparatie, un rol secundar (subordonat)?
Trebuie ca si toate informatiile de activitate sa nu fie intocmite, receptionate, inmagazinate si prelucrate pe hartie: Atunci rapiditatea in accesarea lor are o importanta deoasebita.

Ce documente sunt arhivate?
Ce documente trebuie sa fie arhivate electronic? Este vorba despre o multime de informatii structurate ca de exemplu calcule (facturi), certificate de livrare, deci acte de tot felul? Sau ati dori sa transferati de pe hartii muntii de documente nestructurate, alcatuite din schite, notite, publicatii, informatii despre concurenta si piata sau ceva de genul acesta?

De raspunsul la stfel de intrebari de baza depinde arhitectura si alegerea configuratiei de Hard-si Software utilizate si prin urmare si costurile acestora.

Cheltuielile de personal: foarte mari, necesare la cuprinderea (ordonarea) documentelor nestructurate
Cheltuielile de personal apar la strangerea si prelucrarea documentelor, precum si la accesul la documente.

Accesarea in cazul documentelor arhivate electronic se face in cateva secunde – si din acest punct de vedere, al rapiditatii accesarii, arhivarea electronica este net superioara, celui pe suport de hartie.

Denumirea documentelor:
Aceasta situatie poate fi cu totul alta in cazul stringerii (cuprinderii) si prelucrarii. Problema este aici: Fiecare document, care urmeaza sa fie arhivat electronic, trebuie sa primeasca o denumire clara, adica un index, cu ajutorul caruia sa poata fi regasit:

… rapid, in cazul documentelor structurate
In cazul documentelor structurate – deci acte de tot felul – poate fi efectuata o astfel de cuprindere, in mod automat sau semiautomat si de aceea merge foarte repede: de la 1 secunda pana la cateva secunde.

… de mai lunga durata, in cazul documentelor nestructurate
In cazul documentelor nestructurate, ca notite, schite, informatii despre piata, trebuie astazi inca sa se faca manual indexarea. Aceasta inseamna, cineva trebuie sa se gandeasca
– daca documentul poate fi regasit printr-o cautare de text intreg respectiv
– ce cuvinte – cheie sunt cel mai des intalnite sau
– ce notiuni – cheie dintr-un limbaj definit sunt cele potrivite, pentru ca documentul sa poata fi fara echivoc regasit.

Efecte asupra cheltuielilor de personal
Chiar si in cazul sistemelor inbunatatite de ordonare existente, acest proces de gandire si efectuare poate dura de la mai multe secunde pana la cateva minute, ceea ce duce, implicit, la cresterea cheltuielilor de personal.

Fotografie a situatiei existente si conceperea obiectivului cum constatati (stabiliti), care sistem este potrivit pentru dumneavoastra

Realizarea inregistrarii detaliate a situatiei existente

Nu doar pentru stabilirea costurilor reale si a rentabilitatii, ci si pentru asigurarea intregului succes, este deci necesara cunoasterea detaliata a situatiei existente.Pentru aceasta, consilierul dumneavoastra va aduce cu el un set de formulare sau formulare speciale de cunoastere, pe care le va elabora (realiza, completa) impreuna cu dumneavoastra
Pe baza urmatoarelor intrebari puteti verifica daca astfel sunt intradevar cuprinse (inregistrate, cunoscute) informatiile cele mai importante.

Privire de ansamblu

Fotografie a situatiei existente
Privire de ansamblu:
Aceste informatii trebuie sa va ofere o fotografie a situatiei existente
1. Cate documente pe suport de hartie exista
– in birou
– locurile secundare de pastrare ca arhive sau ceva asemanator
2. Cat de mare este cresterea anuala a numarului de documente?
3. Cat de mari sunt
– costurile spatiilor pentru depozitarea hartiilor
– costurile investitiei (decontarea mobilierului destinat arhivei)
– costurile materialelor (recipientii in care se pastreaza documentele pe suport de hartie)
4. Cat de mare este cresterea costurilor pe an?
5. Cine si ce tipuri de documente utilizeaza, cand si cat de des?
6. Cel putin cat de des trebuie sa fie accesul posibil?
7. Cat de multe documente
– sunt intr-un anumit interval de timp (de exemplu zilnic) elaborate si prelucrate de dumneavoastra – si pentru ce intrebuintari
– intra din afara, pe cale electronica
– le primiti din afara, ca documente pe suport de hartie?
8. Cat timp necesita angajatii dumneavoastra pentru
– prelucrarea
– depozitarea
– accesul la (documentul necesar)
– administrarea
documentelor pe suport de hartie, respectiv electronice?
9. Cat de mari sunt costurile (cheltuielile) de personal necesar pentru depozitarea, acces si administrarea documentelor pe suport de hartie, respectiv electronice?
10. Ce informatii si cat pentru timp trebuiesc pastrate/inmagazinate ele
– din motive legale
– din motive ce tin de firma?
11. Ce documente pe suport de hartie, respectiv tipuri de documente intra in discutie pentru inmagazinarea electronica (scanarea) lor?
– ce format?
– ce calitate (foi subtiri, agrafe, stampila si altceva de genul acesta)?
– ce trebuie sa se recunoasca prin OCR (Optical character recognition)?
– ce tip de descompunere (rezolvare) este necesar la inmagazinarea (inregistrarea), cat si la descrierea (caracterizare, reprezentare) digital sau Hardapy?
12. Unde exista puncte slabe sub forma de
– timpi de asteptare ce pot fi evitati
– depozitare de mai multe ori
– munca in plus
– lipsa de informatii (informatii venite prea tarziu, incomplete sau deloc)?

De la fotografierea situatiei existente la conceperea obiectivului

Dupa evaluarea informatiilor in cadrul procesului de cunoastere a situatiei existente va puteti concretiza imaginea cu ce priveste scopul dumneavoastra in cadrul formularii scopului.

Intocmirea profilului cerintelor (caietului de sarcini) si alegerea sistemului
In functie de scopul dumneavoastra rezulta cerintele (pretentiile) fata de sistem. Impreuna cu consilierul dumneavoastra ar trebui sa stabiliti, in cadrul profilului (configuratiei) cerintelor dumneavoastra, ce ar trebui sa poata face sistemul.

Profil al cerintelor:
10 intrebari decisive pentru intocmirea profilului cerintelor gasiti la pag.

10 intrebari decisive pentru profilul (configuratia) cerintelor (pretentiilor) dumneavoastra
1. Ce tip si numar de documente trebuiesc stranse si inmagazinate si in cat timp (strangere, verificare, indexare,transmitere mai departe, arhivare s.a.m.d.)?
2. Cum trebuie sa aibe loc indexarea?
3. Ce reprezentari ale ecranului trebuie sa fie posibile (de exemplu inserarea rapida a documentelor pe listele goale (libere) mari – asemanator ca in Word)?
4. Ce informatii trebuie sa fie imprimate (tiparite)?
5. Ce reguli de utilizare trebuiesc stabilite (incredere; cine ce are voie?)?
6. Trebuie sa poata fi trimise si primite fax-uri si E-mail-uri direct prin sistem?
7. In ce spatiu (mediu, loc) trebuie sa se potriveasca sistemul, deci cum arata arhitectura  existenta si cea planificata, ce retea utilizati s.a.m.d.?
8. Doriti sa integrati functii speciale?
9. Este dorit un serviciu de testare, daca da, in ce proportie (volum)?
10. Ce costuri (nu) trebuie sa depaseasca?

Important: faze de testare sau aplicatii pilot

Alegerea si luarea deciziei in ce priveste sistemul necesar

Deoarece gradul standardizarii componentelor de Hard-si Software inca mai lasa de dorit, iar pe de aplta parte nici investitia nu va fi neinsemnata, hotararea pentru sistemul unui anumit producator se ia avand in vedere un timp cat mai lung de intrebuintare. De aceea, ar trebui ca, inainte de decizia finala, sa aveti in vedere faze de testare si/sau aplicatii-pilot.

Planificare amanuntita
1. Intocmirea caietului cu sarcini notate in detaliu.
2. Construirea (constituirea) infrastructurii tehnice.
3. Construirea infrastructurii organizatorice.

Testarea functionarii
1. Instruirea utilizatorilor.
2. Testarea functionarii.
3. Cumparare.

Realizarea pasilor planificati
Daca va realizati proiectul in aceasta succesiune si cu sprijin competent, atunci aveti asigurata rentabilitatea, iar costurile de personal pentru depozitare se vor reduce cu mai mult de jumatate.

Atentionare: Atentie la indexarea corespunzatoare a datelor
Atentie in cazul sistemelor sau consilierilor care pentru informatiile nestructurate va recomanda numai cautarea intregului text sau distribuirea individuala a cuvintelor-cheie pentru caracterizare. Exista marele pericol ca documentele sa se piarda irecuperabil.

… economiseste timp
Un exemplu simplu va arata, de ce: Pe un document, care contine o cerere (intrebare) generala a unui angajat, privind tema masinile firmei, aveti trecut cuvantul-cheie ’’Auto’’. Daca mai tarziu va cautati acest document prin cautare in toate textele si ii dati cuvantul ’’Auto’’, este posibil sa obtineti un numar foarte mare de documente care contin acest cuvant si astfel va trebui prin alti indici sau prin parcurgerea tuturor acelor texte sa gasiti documentul cautat. Acest lucru necesita mult timp.

… nu lasa nimic sa se piarda
Si mai rau este, daca ati uitat cuvantul-cheie ’’Auto’’. Poate cautati dupa ’’mijloc de transport’’, ’’autovehicul’’ sau ’’masini ale firmei’’. Atunci ati avut ghinion. Daca lipseste un tezaur cu indrumari (trimiteri) la, nu mai gasiti documentul.

Asadar, sistemul dumneavoastra de ordonare dupa index trebuie sa se potrivesca tipului de documenet pe care doriti sa il arhivati electronic.

salvari arhiva electronicaO arhiva electronica are o durata de viata de pana la 100 de ani!

De clarificat de la inceput:
De aceea, ar trebui de la inceput sa cuprindeti in planurile dumneavoastra tema ’’migratia’’.

Clarificati,

….transferul si …
cand si ce date trebuie sa fie reinregistrate pe altceva sau copiate si

… distrugerea (stergerea) de date
cand si ce date sunt de distrus (pentru a exista migratia inutila).

 

Pastrare potrivit legii
Dreptul comercial si administrativ, ordinul de impozitare, principiile contabilitatii si legea privind asigurarea garantiei produsului implica o pastrare potrivit cerintelor legale a documentelor relvante.

Potrivit cerintelor legale (juridic) inseamna: documentele trebuie sa fie in mod eficient protejate fata de pierderea manipularea si modificarea lor.

Cosultare cu contabilil dumneavoastra sau la serviciul financiar
In orice caz, interesati-va la contabilul dumneavoastra sau la serviciul financiar daca este acceptata o inmagazinare (inregistrare) electronica a datelor de contabilitate.

Contractele, documentele istorice si documentele patronului (acestea sunt de exemplu chitante de la benzina sau calcule privind restaurantul) nu sunt documente in sensul cerintelor juridice, daca exista doar sub forma electronica.

Documentele electronice nu au statut de document
Cosecinta: in cazul introverselor (disputelor) juridice nu puteti prezenta ca dovada document inregistrat electronic, ci trebuie realizata o asa-numita dovada a aparentei sau a expertilor. Cu aceasta, este datoria partii juridice sa decida daca documentul dumneavoastra poate fi recunoscut drept mijloc doveditor (dovada).

Pastrarea pe suport de hartie a originalelor importante
Asadar, asigurati-va ca distrugeti doar originalele pe hartie ale acelor documente arhivate electronic, de care nu veti avea nevoie vreodata, intr-un anume caz. In cazul in care nu sunteti sigur, apelati la consultare juridica.

 

Esti pregatit pentru a începe un proiect web sau a promova / dezvolta unul deja existent ?

Haide sa vorbim despre asta !